Ayudas a Entidades locales de la Comunidad de Madrid en materia de archivos.

Código de ayuda:

S01119/24

Norma:

ORDEN 43/2024, de 22 de enero. Orden 615/2024, de 2 de abril

Plazo de Solicitud:

Hasta el 13 de mayo de 2024.

Finalidad u objetivo de la ayuda:

El objeto de esta convocatoria es la realización de las siguientes actuaciones en materia de archivos:

a) Equipamiento de local de archivo, con un crédito presupuestario de 35.000 euros.

b) Organización y tratamiento archivístico integral de fondos documentales desorganizados, con un crédito presupuestario de 30.000 euros.

c) Restauracióndedocumentosmunicipalesenmalestadodeconservaciónoquecorran peligro de pérdida o deterioro, con un crédito presupuestario de 25.000 euros.

d) Proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental custodiado en el archivo de la Entidad local, con un crédito presupuestario de 30.000 euros.

Categorías Subvención

Actividades culturales, lingüísticas y Deporte
Corporaciones Locales
Patrimonio Cultural y Arquitectura

Localización del organismo gestor

Comunidad de Madrid

Convoca:

Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte (Comunidad de Madrid)

Beneficiarios. ¿Quién puede solicitar esta ayuda?

Ayuntamientos/Municipios

Detalle beneficiarios:

Podrán solicitar subvención las Entidades locales que reúnan los requisitos en relación con las distintas líneas de actuación:

a) Adecuación de depósito de archivo:

1.o Entidades locales con población igual o superior a 10.000 habitantes: deberán contar con personal técnico archivero.

2.o Entidades locales con población inferior a 10.000 habitantes: en el caso de no tener el personal técnico archivero exigido, la Secretaría de la Entidad local debe asumir explícitamente la gestión del servicio de archivo.

3.o En ambos casos, el local propuesto para ser adecuado como archivo deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. A tal efecto, dicho personal podrá efectuar las visitas que considere
oportunas con el fin de comprobar la idoneidad del local. El local destinado a depósito de archivo se considerará apto cuando reúna los requisitos mínimos exigibles para una correcta conservación y custodia de los documentos.

4.o En el caso de que la Entidad local no tuviera obligación de contar con personal técnico archivero, el local que se pretende equipar deberá estar preferiblemente ubicado en el edificio consistorial. Si el local propuesto estuviese fuera del edificio consistorial, deberá estar situado en dependencias municipales.

b) Equipamiento de local de archivo:

1.o El local que se pretende equipar deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. A tal efecto, dicho personal podrá efectuar las visitas que considere oportunas con el fin de comprobar la
idoneidad del local. El local destinado a archivo se considerará apto cuando reúna los requisitos mínimos exigibles para una correcta conservación y custodia de los documentos.

2.o En el caso de solicitar ayuda para dispositivos de reproducción de documentos o para software específico de gestión de archivo, la Entidad local deberá contar con personal técnico archivero.
3.o En el caso de que la Entidad local no tuviera obligación de contar con personal técnico archivero en razón del objeto de la subvención solicitada, el local que se pretende equipar deberá estar, preferiblemente, ubicado en el edificio consistorial. Si el local propuesto estuviese fuera del edificio consistorial, deberá estar situado en dependencias municipales.

c) Organización y tratamiento archivístico integral de fondos documentales desorganizados:

1.o Las Entidades locales no dispondrán de personal técnico archivero.

2.o Los fondos documentales propuestos deberán estar desorganizados o sin el tratamiento archivístico adecuado, de manera que resulte difícil el acceso y la consulta por parte de la Entidad local o sus ciudadanos. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

3.o Las Entidades locales interesadas en esta línea de actuación habrán de disponer de un local adecuado, preferiblemente ubicado en el edificio consistorial o sede principal de la Entidad local, que deberá cumplir los requisitos mínimos para la correcta instalación, conservación y seguridad de los documentos, una vez finalizados los trabajos de organización y tratamiento archivístico. El cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

d) Restauración de documentos municipales en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro:

1.o Los documentos a restaurar deberán contar con un documento de control en el que consten, como mínimo, una breve descripción de estos y las fechas de los mismos. En el caso de aquellas Entidades locales que cuenten con personal técnico archivero, se incluirá el código del correspondiente cuadro de clasificación de fondos de archivo de Entidades locales.

2.o Las Entidades locales tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

3.o Si la Entidad local no contara con personal técnico archivero o no tuviera instalaciones adecuadas, los documentos originales restaurados quedarán depositados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid hasta la desaparición de las causas que motivaron dicho depósito.

e) Digitalización y/o microfilmación de fondos documentales históricos:

1.o Las Entidades locales deberán tener personal técnico archivero. No obstante, aquellas Entidades locales que tengan menos de 10.000 habitantes y no dispongan de personal técnico archivero podrán acceder a esta línea de subvención siempre que tengan organizados los fondos objeto de digitalización y/o microfilmación. Para ello, habrán de aportar el documento de control.

2.o Las Entidades locales tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

3.o Los documentos que vayan a ser objeto de digitalización y/o microfilmación deberán disponer de un documento de control, cuyo contenido mínimo se especifica en el artículo 4.13.c).

f) Proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental custodiado en el archivo de la Entidad local:

1.o La Entidad local deberá tener personal técnico archivero.

2.o La Entidad local tendrá que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos.

La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

3.o El patrimonio documental objeto del proyecto y/o actividad de difusión deberá estar correctamente descrito y digitalizado.

4.o La Entidad local habrá de haber colaborado con los órganos y servicios responsables de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental en la confección del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid y de la Estadística de Archivos
de la Comunidad de Madrid en el último año anterior a la convocatoria de las subvenciones en el que se hubiera solicitado dicha colaboración por parte de la Comunidad de Madrid. El certificado acreditativo de tal circunstancia se solicitará directamente a la Dirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental por el órgano instructor, por lo que no será preciso que sea aportado por el organismo solicitante.

¿Qué gastos o inversiones que realices te pueden subvencionar?

a) La adecuación del depósito de archivo. El objeto de la subvención es tanto la realización de las obras como la adecuación de las instalaciones que sean necesarias para que el depósito de archivo reúna las condiciones que permitan la correcta custodia de los documentos.

b) El equipamiento de local de archivo, que comprenderá exclusivamente los siguientes elementos:

1.o El mobiliario para el local de archivo: estantería tradicional y/o compacta (metálica homologada) y planeros.

2.o Los sistemas de seguridad tanto del local de archivo como de la sala de consulta: alarmas, detectores y cámaras de vigilancia.

6.o El software específico de gestión de archivo.

7.o El equipamiento informático (hardware).

c) La organización y tratamiento archivístico integral (identificación, clasificación, descripción e instalación) de fondos documentales desorganizados.

d) La restauración de documentos municipales en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro. Esta línea de subvención lleva aparejada la digitalización de los documentos restaurados.

e) La digitalización y/o microfilmación de los fondos documentales históricos de las Entidades locales, que tendrá en cuenta lo siguiente:

1.o Los fondos documentales tendrán, al menos, treinta años de antigüedad.

2.o Se podrán digitalizar también aquellos documentos que, aun sin tener esa antigüedad, hayan pasado por el proceso de valoración.

3.o La digitalización se realizará desde el documento original.

4.o Los trabajos de microfilmación serán optativos y sólo se realizarán a partir de la copia digital.

f) Proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental custodiado en el archivo de la Entidad local.

3.o Los sistemas de control medioambiental para la medición de temperatura y humedad de los depósitos de archivo.

4.o Los dispositivos de reproducción de documentos: escáner, cámara fotográfica digital y equipos reproductores multifuncionales.

5.o Los sistemas de protección contra incendios.

Documentos asociados

Boletín: 07/02/2024
BOCM Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid- Nº 32
Documento: Bases Reguladoras Descargar Documento

Boletín: 19/04/2024
BOCM Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid- Nº 93
Documento: Convocatoria 2024 Descargar Documento

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